ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล คืออะไร? แตกต่างกันอย่างไร?

หลายๆ คนอาจจะเคยเห็น “ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล” กันอยู่แล้วในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ค่าโทรศัพท์ ใบแจ้งค่าไฟ ใบแจ้งผ่อนชำระบัตรเครดิต เป็นต้น แต่เมื่อคุณทำธุรกิจจะต้องใช้งานเอกสารเหล่านี้มากขึ้น อาจจะสงสัยว่าทั้งสองแตกต่างกันอย่างไร และจะเลือกใช้งานอย่างไร
วันนี้ POSPOS มีข้อมูลดีๆ มาฝาก เพื่อที่จะทำให้คุณเข้าใจและเลือกใช้ได้ถูกต้องกันค่ะ

เนื้อหาสรุป

ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล คืออะไร?
ใครมีหน้าที่ออก?
ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร?
ส่วนประกอบข้อมูลบนใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ทั้ง 2 อย่างนี้คือ เอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ "ต้องออกเพื่อแจ้งยอดราคาสินค้าและค่าบริการที่ผู้ซื้อจะต้องชำระ" ในเอกสารจะมีเงื่อนไขและรายละเอียดต่างๆ เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระได้อย่างถูกต้อง รวมไปถึงสามารถใช้เอกสารนี้เป็นหลักหลักฐานตอนชำระด้วยเช่นกัน

ใครมีหน้าที่ออก?

ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล จะออกโดย "ผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน รวมไปถึงร้านค้าที่มีการขายส่ง" สินค้าจำนวนมาก เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับคู่ค้าทางธุรกิจที่ซื้อไป

ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล ต่างกันอย่างไร?

อย่างที่เราเห็นว่าเอกสารนี้มี 2 ชื่อ ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ กับ ใบวางบิล หรือ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แล้วมันต่างกันอย่างไร? จะต้องออกตอนไหน? เราจะมาสรุปกันสั้นๆ ให้คุณเข้าใจง่ายขึ้นกันค่ะ

ใบแจ้งหนี้ : ผู้ขายจะออกให้ทุกครั้ง “เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าและบริการสำเร็จเรียบร้อย” โดยภายในใบแจ้งหนี้ จะระบุรายละเอียดของสินค้าและบริการ รวมไปถึงยอดชำระ และระยะเวลาที่ลูกค้าจะต้องชำระ

ใบวางบิล : ผู้ขายจะออกเมื่อ “ถึงกำหนดเวลาเรียกเก็บเงินลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดค่าชำระตามวันกำหนดวางบิล” โดยจะรวบยอดคงค้างทั้งหมด พร้อมสรุปค่าใช้จ่ายและรายการสินค้าทั้งหมดที่ต้องชำระ

โดยการเลือกใช้จะขึ้นอยู่กับรูปแบบการให้บริการของแต่ละธุรกิจ บางธุรกิจอาจจะใช้ใบใดใบหนึ่ง (โดยหัวเอกสารจะพิมพ์ว่า “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้”) หรือจะใช้งานแยกกันทั้งสองใบก็ได้เช่นกันค่ะ

ข้อมูลบนใบวางบิล?

โดยทั่วไปแล้ว ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ของแต่ละธุรกิจ จะมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป แต่จะมีข้อมูลสำคัญๆ ที่จะต้องมีเพื่อความถูกต้องของเอกสาร และคงไว้เป็นรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ใช้งานร่วมกันได้ แบ่งออกเป็น 2 ส่วนดังนี้

ข้อมูลบนใบประกอบและใบวางบิล

▪️ ข้อมูลฝั่งผู้ขาย (ผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท/ร้านค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
3. เบอร์ติดต่อบริษัทร้านค้า
4. เลขที่ใบวางบิล / ในแจ้งหนี้
5. ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

▪️ ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้)

1. ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
3. ใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ/ใบวางบิลจะระบุรายละเอียดเลขที่ใบแจ้งหนี้ที่รวมกันและยอดชำระรวมทั้งหมด
4. วันที่กำหนดชำระเงิน
5. ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับเอกสาร

เมื่อคุณเข้าใจความแตกต่างของ “ใบแจ้งหนี้และใบวางบิล” แล้ว ก็จะทำให้สื่อสารกับทีมงานและคู่ค้าได้ไม่สับสน และลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี ทำให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นค่ะ