How to ทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า เริ่มต้นง่าย ใช้ได้จริง!
ถ้าคุณกำลังประสบปัญหา “ขายดีแต่ไม่มีเงินเก็บ ไม่มีกำไร ไม่รู้ว่าเงินจากการขายของหายไปไหน” บทความนี้อาจเป็นตัวช่วยสำคัญ ที่จะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหานี้ได้ ด้วยการทำบัญชีร้านค้า แสดงรายรับ-รายจ่าย
ว่าแต่บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร? เริ่มต้นทำอย่างไร? เรามีเนื้อหาดีๆ เข้าใจง่าย ที่แม้คุณจะไม่มีความรู้ทางบัญชีมาก่อนก็ทำได้มาฝาก
เลือกอ่านตามหัวข้อ
บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร?
บัญชีรายรับรายจ่าย คือ การจดบันทึกข้อมูลรายรับและรายจ่ายในกิจการร้านค้า เพื่อแสดงเงินเข้าออกในร้านค้า และนำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการเงินต่างๆ รวมไปถึงการยื่นภาษีเงินได้อีกด้วย เช่นกัน
รายรับ คือ เงินหรือรายได้ที่เข้ามาจากการการทำธุรกิจ รวมไปถึงประโยชน์อื่นๆ ที่มาจากการทำธุรกิจ อย่างเช่น เงินดอกเบี้ยที่ได้จากกองทุน/การกู้ยืน เช่นกัน
รายจ่าย คือ เงินที่ถูกจ่ายออกไป เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจร้านค้า ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนขาย หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เรียกง่ายๆ ก็คือเงินที่จ่ายออกไปนั่นเอง
แล้ว “ต้นทุน” และ ”ค่าใช้จ่าย” แตกต่างกันอย่างไร?
เราสามารถแยกความแตกต่างระหว่าง “ต้นทุน” และ “ค่าใช้จ่าย” ได้โดยมี “สินค้า” เป็นเกณฑ์ในการแบ่ง
"ต้นทุน" จะจำกัดเฉพาะ เงินใช้จ่ายเพื่อทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย หรือ ต้นทุนในการให้บริการเพื่อส่งต่อให้ลูกค้า เท่านั้น เช่น ค่าสินค้าที่ซื้อเพื่อนำมาขาย ค่าวัตถุดิบที่ซื้อเพื่อนำมาปรุงขาย ค่าอุปกรณ์ทำผมในร้านทำผม เป็นต้น
ส่วนค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น เพื่อทำให้สินค้าและบริการขายได้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าธรรมเนียมจาก Lazada และ Shopee ค่าโฆษณา คูปองส่วนลดโปรโมชั่นต่างๆ รวมไปถึง ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ต้องใช้ในการเปิดร้าน อย่าง ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน ก็จะจัดเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหารค่ะ
ทั้งนี้ “ต้นทุน” “ค่าใช้จ่ายในการขาย” และ “ค่าใช้จ่ายในการบริหาร” ต่างก็เป็นค่าใช้จ่ายหรือรายจ่ายเหมือนกันค่ะ
นอกจากนี้ยังสามารถแจกแจงข้อมูลลงไปได้อีก ว่าเป็น “ต้นทุนคงที่” “ต้นทุนผันแปร” “ค่าใช้จ่ายคงที่” และ “ค่าใช้จ่ายผันแปร” การแยกค่าใช้จ่ายออกเป็น 4 ประเภทดังนี้ จะช่วยให้หาจุดคุ้มทุนของกิจการ และนำไปสู่การตั้งราคาที่เหมาะสมได้ โดยเราจะมาพูดถึงส่วนนี้ในบทความถัดๆ ไปค่ะ
ทำไมต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย
สาเหตุที่ร้านค้ามักขาดทุนไม่รู้ตัว คือเราไม่รู้สาเหตุการเข้าออกของเงิน ทำให้ควบคุมเงินเข้าออกในร้านไม่ได้ ดังนั้นการทำบัญชีรายรับรายจ่าย จะช่วยให้คุณเห็นเงินเข้าออกในร้านทั้งหมด และเมื่อเราเห็นรายการบัญชีในแต่ละเดือนอย่างต่อเนื่อง ก็จะทำให้เรากำหนดทิศทางของร้าน และบริหารการเงินได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมีเหตุผลดีๆ ในการทำบัญชีร้านค้าที่เข้าใจง่ายดังนี้
ประโยชน์การทำบัญชีร้านค้า?
- รับรู้รายรับของกิจการตัวเอง
- ใช้เป็นข้อมูลสำหรับยื่นกู้กับสถาบันการเงิน
- สะดวกต่อการจัดการภาษีในอนาคต
- ใช้กำหนดทิศทางแผนการดำเนินงานและการตลาดของร้าน
ใครบ้างที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย?
- ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดา และไม่ได้เป็นผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ธุรกิจร้านค้า ที่ไม่ได้จด VAT
- ขายของออนไลน์
- รับจ้างทั่วไป เป็นต้น
เริ่มต้นทำบัญชีร้านค้าอย่างไร?
เราสามารถเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายของร้านค้าได้ง่ายๆ โดยใช้ "แบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย" ซึ่งเป็นแบบฟอร์มตามรูปแบบที่กำหนดของกรมสรรพากร (เราสามารถใช้แบบฟอร์มนี้ยื่นกับสรรพากรในกรณีที่มีการยื่นแบบเสียภาษีบุคคลธรรมดาได้ค่ะ) ทั้งนี้แบบฟอร์มจะต้องมีรายละเอียดและข้อความตามตัวอย่างด้านล่างนี้ โดยเพิ่มช่องได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ
รายละเอียดในแบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย
- จัดทำเป็นภาษาไทย กรณีเป็นข้อมูลภาษาอื่นจะต้องมีภาษาไทยกำกับ
- ต้องบันทึกรายการภายใน 3 วันทำการ โดยนับตั้งแต่วันที่รับ/จ่ายเงิน
- นำรายการที่เกิดขึ้น (รายรับ-รายจ่าย) มากรอกในแบบฟอร์ม เราสามารถเลือกกรอกทั้ง 2 รูปแบบ "แบบยอดรวมแต่ละวัน" และ "แบบแยกทีละรายการ" โดยมีข้อกำหนดดังนี้
- ต้องมีเอกสารหรือหลักฐานประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษีหรือบิลเงินสดที่ถูกต้องตามแบบที่กำหนดโดยสรรพากร
- รายจ่ายที่นำมาลงในรายงานได้ ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
- หากมีการขาย/ซื้อเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการในวันที่ได้รับ/จ่ายเงินจริง โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
- ให้สรุปยอด รายรับ และรายจ่าย เป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ดาวน์โหลดไฟล์ Excel - บัญชีรายรับรายจ่าย สรรพากรยอมรับ
อ่านมาถึงตรงนี้ จะเห็นได้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่าย มีความสำคัญกับธุรกิจร้านค้า และอาจเป็นเรื่องที่หลายๆ คนเคยมองข้าม เพราะเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลา แต่จริงๆ แล้ว หากเราใช้เวลาเพิ่มอีกนิดเพื่อทำบัญชี จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการร้านค้าของคุณ
และเพื่อเพิ่มความสะดวกกับร้านค้า POSPOS เรามีตัวช่วยเป็น "ฟีเจอร์บันทึกค่าใช้จ่าย" ที่จะทำให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ และเรียกดูข้อมูลเป็นไฟล์ Excel พร้อมทำบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น จะใช้งานอย่างไรดูจากคลิปด้านล่างนี้ได้เลย และสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Line @POSPOS
ทดลองใช้งานฟรี 15 วัน
▶️ https://www.pospos.co/register
คู่มือการใช้งานระบบ POSPOS
▶️ https://pospos.co/learning/use
